好用的合同管理系統(tǒng)從應(yīng)用看全局

好用的共好合同管理系統(tǒng)需要具備了基本功能包括100％的可視性、流程效率、消除惡意支出以及可幫助你提高利潤的解決方案。你選擇的支出管理或合同管理系統(tǒng)解決方案應(yīng)滿足這些關(guān)鍵需求。

此外，請確保你投資的解決方案具有考慮可變因素的特性，比如企業(yè)規(guī)模、行業(yè)類型和現(xiàn)有技術(shù)堆棧等。

好用的合同管理系統(tǒng)擴展視野：

1、移動且易于使用的界面

簡單易用的界面的重要性怎么強調(diào)都不過分。在培訓(xùn)或使團隊適應(yīng)過于復(fù)雜的平臺上花費的時間（和金錢）永遠(yuǎn)無法收回。你的合同管理系統(tǒng)必須遵循“少即是多”的原則。簡化的軟件步驟意味著在各個級別的員工上崗速度更快，過渡更加流暢，不會妨礙組織的日常運營。

企業(yè)應(yīng)以需要最少最終用戶培訓(xùn)的解決方案為目標(biāo)。你的采購軟件應(yīng)該很容易操作； 任何復(fù)雜的事情都會花費你的時間和資源。用戶的采用對于任何支出管理技術(shù)投資的成功都是至關(guān)重要的。選擇一個可提供移動性、簡單性并與你當(dāng)前運營無縫集成的平臺。

 

2、供應(yīng)商管理

你的合同管理系統(tǒng)應(yīng)具有供應(yīng)商準(zhǔn)入功能，確保僅在已審批的供應(yīng)商處進行采購。通過向提供最佳價值的合同供應(yīng)商采購，推動管理下的支出。通過充分利用數(shù)據(jù)及協(xié)商更優(yōu)惠的數(shù)量和提前結(jié)算折扣來提高你的購買力。

 

3、全面溝通

企業(yè)內(nèi)部溝通對于準(zhǔn)確了解采購過程中發(fā)生的事情至關(guān)重要。 你的軟件應(yīng)提供合規(guī)性檢查和工具，以自動電子郵件通知和實時應(yīng)用內(nèi)提醒通過多設(shè)備移動性來提高采購審批率。

選擇可提高透明度并提醒相關(guān)關(guān)系人交易活動的軟件。一個有效的合同管理系統(tǒng)解決方案可為采購團隊、用戶和經(jīng)理提供全面的可見性，并授權(quán)他們做出明智的支出決策。整個過程應(yīng)簡單、集中、可追溯且可進行全面審核，并在前端提供有能力的客戶支持。

 

4、可審核性和風(fēng)險管理

好用的合同管理系統(tǒng)軟件可提高可審核性。確保提供解決方案，該解決方案提供帶有詳細(xì)的交易和用戶活動以及日期和時間戳的審計跟蹤。這種透明性促進了問責(zé)制——改變消費行為的強大驅(qū)動力。

通過部署合同管理系統(tǒng)解決方案，在產(chǎn)生任何費用之前量化風(fēng)險，讓你深入了解支出的潛在影響，從而減輕交易中的風(fēng)險。

 

5、預(yù)算洞察力和控制力

預(yù)算可見性使用戶能夠做出明智的購買決定。你的合同管理系統(tǒng)應(yīng)為授權(quán)人員提供實時數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，并能夠報告預(yù)算與實際情況。

你選擇的工具應(yīng)能根據(jù)預(yù)算跟蹤所有支出和項目，并通過儀表板洞察可用和已承諾的支出來推動預(yù)算控制。

 

6、過程節(jié)省時間的自動化

任何采購解決方案的基石——自動化驅(qū)動的效率和價值實現(xiàn)時間。你的解決方案應(yīng)該自動化工作流程，提高準(zhǔn)確性，減少人為錯誤并騰出寶貴的時間來專注于更具戰(zhàn)略意義的計劃。 使用合同管理系統(tǒng)技術(shù)，你可以大大縮短采購周期并減輕AP團隊的負(fù)擔(dān)。

 

7、系統(tǒng)符合策略

通過在合同管理系統(tǒng)中配置你的支出策略來保護營運資金。你的解決方案應(yīng)積極管理策略合規(guī)性，以進一步增強可審計性，并提供維持利潤所需的內(nèi)部控制。

 

8、強大的審批工作流

配置工作流不需要任何額外的時間或金錢。工作流應(yīng)該是自動化的，具有多級升級，并且終端用戶不需要手動參與。你的采購工作流必須向?qū)徟咛峁┨嵝押碗娮余]件通知，以促進采取措施并標(biāo)記潛在風(fēng)險。

借助高效的審批工作流程系統(tǒng)，你審批采購訂單的時間將大大減少，因為該過程是完全自動化且無風(fēng)險的，從而節(jié)省了你的時間、金錢和資源。

 

9、軟件可視性和商業(yè)智能

合同管理系統(tǒng)部署的主要目標(biāo)是按支出類別獲得支出的可見性。分析及報告歷史數(shù)據(jù)和實時數(shù)據(jù)的能力是了解企業(yè)如何花錢以及在何處削減成本的關(guān)鍵。在任何一流的合同管理系統(tǒng)解決方案中，商業(yè)智能都是一個關(guān)鍵功能

 

10、產(chǎn)品清單和外部線上供應(yīng)商目錄集成

通過集成產(chǎn)品清單和外部線上供應(yīng)商目錄，簡化企業(yè)采購并獲得僅針對企業(yè)的批量折扣。在合同管理系統(tǒng)解決方案中部署一個線上獲取供應(yīng)商目錄的流程并訪問在線市場的解決方案。你可以利用系統(tǒng)的審批工作流和合同管理系統(tǒng)訂單功能來獲得快速、安全和熟悉的在線購物體驗。

此外，托管來自已審批供應(yīng)商的內(nèi)部目錄的能力使你的員工可以訪問授權(quán)的商品和服務(wù)，并可以向訂約供應(yīng)商支付費用。